W lutym 2013 r. na II spotkaniu Klubu Sponsora w Lublinie, miała miejsce ożywiona dyskusja na temat profesjonalnej i fachowej współpracy ze sponsorem eventu. Na naszym nowym serwisie, przypominamy cenne wskazówki podane przez kilkadziesiąt firm sponsorskich, opracowanych wspólnie z obecnymi organizatorami i przedstawicielami mediów, obecnymi wówczas na spotkaniu.

—I. Ustal grupę docelową Twojego wydarzenia oraz jego cel!

Robiąc coś dla wszystkich i bez konkretnego celu nie osiągniemy sukcesu. Działania dedykowane do konkretnej grupy w sposób przemyślany i zorganizowany czynią wydarzenie wyjątkowym i atrakcyjnym. Pozwala to bezapelacyjnie wybrać także grupę potencjalnych Partnerów do organizacji przedsięwzięcia.

—II. Twórz oferty sponsorskie na jedną stronę lub maksymalnie 2 strony A4 pisane językiem korzyści

Ceń czas Firmy, która niejednokrotnie przyjmuje kilkadziesiąt propozycji dziennie. Umiej również tak syntetycznie i atrakcyjnie opisać swój event, aby przykuć uwagę Sponsora. Wiele badań pokazuje, że zwykle decyduje 5 pierwszych sekund, które determinują czy Twoja oferta będzie przeczytana do końca. Pamiętaj o tym!

—III. Twórz pakiety sponsorskie, ale pozwalaj na ich elastyczność

Dopasowuj ofertę pod danego sponsora i nie postępuj szablonowo. Twoja oferta powinna zawierać kilka propozycji dot. współpracy, które określają pewien korytarz finansowy i co za tym idzie korzyści ze współpracy dla Sponsora. W trakcie rozmowy mogą one zostać wówczas dostosowane do potrzeb i możliwości konkretnej Firmy.

—VII. Kilka informacji, jakie powinien uzyskać Sponsor w rozmowie z Tobą

Przedstaw sponsorowi grupę docelową, do której chcesz trafić. To podstawowy czynnik decydujący o współpracy. Musi zachodzić zależność między grupą docelową uczestników wydarzenia a grupą klientów Firmy. To co powinieneś wskazać to także zasięg promocji wydarzenia, oferowane instrumenty promocji wizerunku sponsora oraz wynikające z nich korzyści.

Przed spotkaniem przygotuj się do rozmowy. Poznaj czym Firma się zajmuje, kto jest jej właścicielem, jakie ma tradycje oraz czemu i jakim wartościom podporządkowuje swoje działania. To z pewnością pomoże Ci dostosowaniu warunków wzajemnej współpracy.

—VIII. Bądź w stałym kontakcie

Po wynegocjowaniu warunków współpracy i podpisaniu umowy pamiętaj o stałym kontakcie ze Sponsorem. Prowadzenie całej współpracy leży po Twojej stronie. Podawaj w trakcie także informacje jacy inni sponsorzy oraz partnerzy wspierają dane wydarzenie. Przypominaj o swym wydarzeniu sponsorom, często w natłoku obowiązków mogą przeoczyć przekazane wcześniej zaproszenie.

Odwiedź wcześniej Firmę, by odebrać materiały promocyjne na część oficjalną. Zadbaj by wcześniej uprzedzić o tym Sponsora.

Proponuj uwiecznienie udziału sponsora w formie video lub fotorelacji dedykowanej tylko jego marce. Będzie to wizytówka Firmy także po zakończeniu eventu.

—IX. Podziękuj sponsorom po zorganizowaniu wydarzenia

Często w firmie jest kilku współwłaścicieli. Dziękuj temu przedstawicielowi firmy sponsorującej, od którego zależała decyzja.„Dziękuję”– w biznesie to bardzo ważne słowo i jest wyrazem szacunku i uznania dla drugiej strony.

Przy podziękowaniu przygotuj sprawozdanie ze współpracy! Przedstaw co i w jaki sposób się udało zorganizować: liczba uczestników, liczba komunikatów o wydarzeniu, goście specjalni wydarzenia, liczba partnerów i inne informacje opisujące Twój event!

—X. Pytaj sponsorów o ich ocenę wydarzenia i dowiedz się co według sponsora można poprawić na przyszłość

Wielu organizatorów boi się o to zapytać. Zupełnie niepotrzebnie. Sponsor może wiele zasugerować i ulepszyć swoimi spostrzeżeniami kolejną edycję eventu. I jesteśmy pewni, że doceni Twoją otwartość na opinie innych!

I najważniejsza niepisana zasada- Szanuj Sponsora na każdym etapie współpracy i po jej zakończeniu, bo… w biznesie najważniejsze są relacje!